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Guía para Añadir Usuarios Externos a Bitrix24
La realización de los pasos descritos a continuación permitirá añadir usuarios externos a nuestra empresa en nuestro entorno de Bitrix24 de manera limitada, ideal para trabajar con clientes y colaboradores.
Para ello, trabajaremos con Usuarios de Extranet. Se trata de un tipo de usuario que tiene funciones y visibilidad limitada.
Configuración previa bitrix24
Para poder trabajar con este tipo de usuario es necesario habilitar la opción correspondiente en Ajustes > Empleados > Invitaciones
Con la opción Extranet activada, ya podemos continuar con el proceso de añadir un nuevo Usuario de Extranet.
Pasos a seguir
En el menú lateral derecho vamos a la opción Compañia y luego en esa pestaña hacemos click al botón INVITE A LOS USUARIOS.
Compañia > INVITE A LOS USUARIOS
Nos saldrá una nueva ventana, en ella en el menú lateral izquierdo elegimos Invitar a un usuario de Extranet. Pulsamos en el recuadro debajo del texto «Invitar al grupo de trabajo», nos saldrá una lista de grupos de trabajo ya creadas por nosotros. Si es así elegimos uno, en caso contrario, Hacemos click en Crear un grupo de trabajo.
Invitar a un usuario de extranet > Invitar al grupo de trabajo > Crear un grupo de trabajo (si se va a crear uno nuevo)
Crear un nuevo grupo de trabajo
Una vez hayamos elegido Crear un grupo de trabajo en la pestaña de Invitar a un usuario de extranet, nos llevará a una nueva ventana en donde nos preguntará el tipo de proyecto, elegimos el que más sea acorde a nuestras preferencias (en la sección final de Preguntas frecuentes se encontrará una pequeña explicación de los tipos de proyecto). Una vez lo hayamos hecho le damos al botón SIGUIENTE en la parte inferior de la ventana.
Proyecto/Grupo de trabajo > SIGUIENTE
Avanzando, nos sale una nueva pestaña Características en donde hemos de rellenar los campos vacíos según nuestras preferencias y características del proyecto. Si le damos click a Parámetros extendidos, en la parte inferior, nos saldrán nuevos campos para rellenar.
Rellenamos los campos con nuestras preferencias > SIGUIENTE
En la última pestaña llamada Miembros es donde elegimos quienes son las PERSONAS INTERNAS de nuestra organización que participarán en el Grupo de Trabajo. Tenemos dos opciones:
- Propietario del proyecto: serán los administradores del Proyecto. Se añade pulsando en Editar, saliendo una lista desplegable de nuestros empleados y eligiendo a quienes vayan a participar como administradores.
- Equipo: empleados participantes. Se añade pulsando sobre Agregar empleado, saliendo una lista desplegable de nuestros empleados y eligiendo a quienes vayan a participar.
Editar/Agregar empleado > Elegimos los participantes de la lista desplegable > SIGUIENTE
Pasos finales
Ahora con el grupo de trabajo creado podemos añadir a los usuarios de extranet. Debajo del campo donde tenemos el grupo de trabajo, encontramos los campos E-mail o número de teléfono, Nombre y Apellido del usuario que queramos invitar. Si nos quedamos sin campos, le damos a AGREGAR MÁS. Una vez que hemos añadido a nuestros colaboradores externos ya podemos invitarlos, le damos a INVITAR.
Rellenamos los datos de nuestro colaborador externo > AGREGAR MÁS (si nos quedamos sin huecos para rellenar) > INVITAR
Una vez le damos a INVITAR nos aparecerá la ventana de confirmación de las invitaciones enviadas.
Confirmación del colaborador externo
El colaborador externo recibirá un email con la invitación a nuestro grupo de trabajo. La recibirá en el email proporcionado con anterioridad. Una vez lo acepte, ya será un Usuario de Extranet y podrá colaborar en tu proyecto.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿El Usuario de Extranet podrá ver toda nuestra información confidencial?
No, el colaborador externo solo verá y trabajará en el entorno del grupo de trabajo manteniéndose al margen de todo lo hecho por la organización en Bitrix24. Se encontrará en un entorno totalmente aislado. La figura del Usuario de Extranet viene implícito la visibilidad limitada.
¿Qué diferencia hay entre Proyecto y Grupo de Trabajo?
El Proyecto integra todas las funcionalidades necesarias para trabajar con proyectos como Kanban, fechas límites, calendarios… mientras que el Grupo de trabajo se limita solo a funcionalidades de comunicación.
