En este manual vamos a ver un método para ofrecer al cliente en tiempo real el seguimiento de una incidencia que puede consultar en cualquier momento a través de su correo electrónico. Para ello nos valdremos de la herramienta tareas. ¡Vamos allá!

Creando la tarea que nos servirá como incidencia

En primer lugar, vamos a Tareas y Proyectos en el menú lateral izquierdo.

Al pulsarlo, nos saldrá una nueva ventana. En dicha ventana nos salen nuestras tareas en progreso por defecto. Para crear una nueva tarea que será nuestra incidencia, hacemos click en CREAR.

Al hacer click en CREAR nos aparecerá una ventana en donde podremos introducir el nombre que le pondremos a esa tarea (puede ser el nombre de la incidencia o un identificador de esta) en donde dice «Introduzca el nombre de la tarea» y abajo de esta una descripción si lo deseamos. Luego añadiremos a un Responsable que podemos ser nosotros u otra persona de la empresa. Para añadir a nuestro cliente vamos a pulsar en Obervadores.

Añadir a nuestro cliente

Debajo del apartado de Responsable nos aparecerá uno nuevo llamado Observadores, en ese mismo apartado le damos al botón Agregar para añadir a nuestro cliente.

Entonces nos saldrá un menú desplegable en donde para añadir a un cliente sin necesidad de que registre pueda ver el estado de la tarea (incidencia). Le damos a Invitar a un huésped.

Tras haberle dado, nos sale una nueva ventana en donde podemos añadir el email del cliente y su nombre y apellidos. Lo rellenamos y le damos a invitar.

Volveremos a la ventana donde estábamos antes y se nos actualizará con el cliente. En nuestro caso lo hemos llamado Usuario Prueba. En la siguiente captura se puede ver como debería aparecer nuestro cliente.

Añadir listas de verificación

Seguimos rellenando los datos. Podemos poner una fecha limite de posible solución de la incidencia por ejemplo. Además si le damos a Más, nos aparecerán más opciones para rellenar.

Lo verdaderamente importante en este proceso es añadir una lista de verificación para nuestro cliente. Podrá verlo en tiempo real además de poder comprobar si su tarea ha sido completada. Pulsamos en «Lista de verificación» para empezar a crear una.

Al darle a «Lista de Verificación» te creará una lista vacía por defecto.

Le cambiamos el nombre a la lista y añadimos elementos. Quedando de la siguiente manera. Es un ejemplo, se puede poner de la manera que mejor convenga al usuario o como dicte la empresa correspondiente.

Añadir fecha y hora límite (opcional)

Podemos poner una fecha limite para tener solucionada la incidencia. Debemos darle al recuadro de Fecha límite.

Al darle nos saldrá un calendario. Para este ejemplo vamos a establecer el limite que esperamos tener solucionada la incidencia para el 17 de septiembre de 2024 a las 18:00. Le damos a Programación de tiempos para poder establecer la hora.

Nos cambia el desplegable de la siguiente manera. Establecemos la fecha y tiempo.

Pasos finales

Con esto ya podemos crear la tarea. Así que le damos a AGREGAR TAREA para crearla.

Nos aparecerá ahora en la ventana de Tareas y le debe de haber llegado por correo electrónico a nuestro cliente el aviso.

Nuestro cliente recibirá un email

El mail que le llega a nuestro cliente debe ser de la siguiente manera.

Si nuestro cliente le da al botón de VER TAREA será llevado a una página en donde se puede ver en tiempo real el estado de la incidencia. Si nosotros marcamos como hecho el punto 2 llamado Revisión de la documentación al cliente al instante le aparecerá como marcada también.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿El cliente podrá ver la información guardada en el Bitrix24 de la empresa o acceder a el?

No, no podrá realizar ninguna de esas acciones. Solo podrá acceder como observador a la tarea y ya, Se mantendrá en todo momento la confidencialidad de los datos de la empresa.

¿El cliente podrá entrar al enlace cada vez que quiera?

Si, podrá entrar cuando quiera a través del email que recibirá con dicho enlace a la incidencia.

¿Puedo mantener mediante este medio el contacto fluido con el cliente en ambos sentidos?

Si, en la parte inferior de la interfaz de la tarea, en Comentarios, se puede mantener el contacto fluido como se ve en la imagen adjunta a continuación.